Utvecklingen av gemensamma upphandlingar
När det gäller konkurrensutsättningen i Handels gemensamma upphandlingar var 2022 något lugnare än året innan. Antalet nya gemensamma upphandlingar var 35 (12 ramavtal, 4 dynamiska upphandlingssystem, 19 små upphandlingar). Det undertecknades 527 kontrakt. Vi behandlade 328 ansökningar om deltagande i dynamiska upphandlingssystem. Det gjordes 102 kontraktsändringar.
Vid utgången av 2022 erbjöd Hansel kunderna 73 ramavtal och 47 dynamiska inköpssystem. Därtill fanns det 26 små upphandlingar. Antalet kontraktsleverantörer uppgick till 981, av dem var andelen små och medelstora företag 56 procent. Kontraktleverantörerna hade över 3 000 underleverantörer.
Gemensamma upphandlingar enligt kategori
Kategoriindelningen inom upphandling ändrades i samband med organisationsändringen hösten 2019. Numera finns det 14 kategorier i stället för 17. I redovisningen har uppgifterna förts in retroaktivt under de nya kategorierna.
Ramavtal, top 15
Enklare gemensam upphandling
För att hjälpa kunderna att använda sig av gemensamma upphandlingar ordnade Hansel infomöten om miniupphandlingarna och webbseminarier. Vi utvecklades Stöd för upphandlingar-enhetens verksamhetsmodell och utökade personalmängden för att bättre än tidigare kunna garantera kunderna tillräckligt stöd i minitävlingarna. Under 2022 bistådde enheten Stöd för upphandlingar kunder i 127 minikonkurrensutsättningar (119 år 2021). Kundtillfredsställelsen med stödet för miniupphandlingar var 4,61.
I slutet av 2021 lanserade vi den avgiftsfria assistenten för miniupphandlingar som ska göra det enklare för kunderna att upphandla. Assistenten för miniupphandlingar gör det enklare för våra kunder att konkurrensutsätta de dynamiska upphandlingssystemens interna konkurrensutsättningar och små upphandlingar. Med hjälp av Hansels färdiga underlag i tjänsten tar kunden fram en anbudsbegäran och skickar den till leverantörerna. Leverantörerna lämnar anbuden direkt till kunden via tjänsten och kunden kan välja leverantör i tjänsten. Tjänsten genererar då automatiskt de beslutshandlingar som behövs och skickar dem till leverantören.
Under året anlitade kunderna Assistenten mer än tidigare i minikonkurrensutsättningar och i samband med små upphandlingar. Det genomfördes 153 interna konkurrensutsättningar inom dynamiska upphandlingssystem (16 år 2021). Mest konkurrensutsattes upphandlingar av inhyrning av social- och hälsovårdspersonal, datorer och företagshälsovård. Värdet för upphandlingar som genomfördes med hjälp av assistenten ökade mångdubbelt och uppgick till 70 miljoner euro (4 miljoner euro 2021).
Under året konkurrensutsattes 119 små upphandlingar (108 år 2021). Mest konkurrensutsattes möbler för kontorslokaler, kommunikations- och marknadsföringstjänster och små upphandlingar för ledarskap och IT-konsultation. Värdet för små upphandlingar ökade med mer än en tredjedel till 4,2 miljoner euro (3 miljoner euro 2021).
Förstudier om nya gemensamma upphandlingar och kundernas upphandlingsbehov
Under 2022 genomförde vi ett flertal förstudier om nya gemensamma upphandlingar. Bland annat klargjorde vi kundbehoven i anslutning till ett dynamiskt upphandlingssystem för livsmedel, värmepumpar och vindkraft, laboratoriematerial och städutrustning. Av dessa beslutade vi att införa en ny gemensam upphandling av laboratoriematerial (DPS). Vi beslutade att inkludera städutrustningen i följande gemensamma upphandling av renhållningsmaterial som konkurrensutsätts under 2023. Gällande de övriga förhandsstudierna konstaterade vi att det inte finns förutsättningar för en gemensam upphandling i det här skedet. För fordonsupphandlingarnas del utredde vi särskilt utvecklingen av säkerhetsmyndigheternas behov.
I slutet av 2022 beslutade vi att inleda ett strategiskt projekt för att utreda möjligheterna till gemensamma upphandlingar inom social- och hälsovården. Projektet inleds i början av 2023.
Leveranssvårigheter och prisändringstryck inom gemesamma upphandlingar
Följderna av pandemin och kriget i Ukraina återspeglades i de gemensamma upphandlingarna 2022. Några kontraktsleverantörer hade leveranssvårigheter. Dessutom steg trycket kraftigt på prisökning av produkter och tjänster inom flera områden, bland annat till följd av prisförhöjningarna på råvaror och bränsle samt på grund av de logistiska utmaningarna.
Hansel diskuterade aktivt eventuella lösningar med kontraktsleverantörer. Vi behövde inte avsluta ett enda kontrakt på grund av leveranssvårigheter eller en ohållbar prisnivå. Flertalet av Hansels gemensamma upphandlingar omfattar ett pristak för avtalsperioden och prisändringsnivån hölls huvudsakligen i enlighet med kontraktsvillkoren.
De exceptionella förhållandena och pristrycket orsakade förändringar inom vissa branscher som Hansel inte kunde förutse i samband med anbudsbegäran och som inte heller leverantörerna kunde förutse och beakta när de tog fram sina anbud. För att de oförutsägbara förändringarna av förhållandena inte skulle leda till att det blev oskäligt för kontraktsleverantörerna att uppfylla sina kontraktsskyldigheter genomfördes prisändringar på viss tid för vissa gemensamma upphandlingar. Kontraktsändringar genomfördes i de gemensamma upphandlingarna av kontorsmaterial, renhållningsmaterial, livsmedel och flytande helium.
Till följd av ändringarna kunde kontrakten fortgå och leveranserna säkrades. Vi bedömer att förhöjningarna på viss tid varken kommer att påverka värdet av avtalsperiodens gemensamma upphandlingar eller den allmänna karaktären.
Nyttjandeplikten i statens gemensamma upphandlingar och den samordnande gruppen för samordnad upphandling
Finansministeriet tillsatte i augusti 2021 en arbetsgrupp med uppgift att:
- bedöma och bereda åtgärder i syfte att utveckla statsförvaltningens gemensamma upphandling och hur statsrådets förordning och finansministeriets beslut om gemensam upphandling ska preciseras
- utreda och bedöma hur och med vilka verktyg kontrakt som omfattas av nyttjandeplikten i fråga om gemensam upphandling i fortsättningen ska följas upp och
- utreda Hansels möjligheter att kvalitetsrevidera leverantörer inom gemensamma upphandlingar bland annat i anslutning till de samhälleliga syften som anges i ramavtalen.
Arbetsgruppens arbete slutfördes i slutet av 2022. Utgående från arbetsgruppens förslag revideras statsrådets och finansministeriets beslut den 8.9.2022. Det lades inte till nya gemensamma upphandlingar till beslutet om nyttjandeplikt. Finansministeriet strök bränsletankningarna i beslutet om nyttjandeplikt tidigare under sommaren.
Finansministeriet tillsatte den 20.12.2022 en samordnande grupp som ska utveckla statsförvaltningens gemensamma upphandlingar för mandatperioden 1.1.2023–31.12.2024. Arbetsgruppens mål är att:
- skapa en kanal för ämbetsverk och institutioner i vilka dessa kan föra fram sina behov och förväntningar gällande utvecklingen av gemensamma upphandlingar i den gemensamma diskussionen med finansministeriet och Hansel
- erbjuda finansministeriet en tydlig process för styrningen av innehållet i gemensamma upphandlingar
- ge Hansel möjlighet att i bred utsträckning informera i frågor som gäller gemensam upphandling och
- stärka myndigheternas ställning i utvecklingen och styrningen av innehåll i gemensamma upphandlingar och möjliggöra att ämbetsverkens behov gällande gemensamma upphandlingar bättre beaktas.
Hansels kategoridirektör Susanna Närvänen är medlem i arbetsgruppen och enhetschef Mervi Olkinuora ingår i sekretariatet.
Undersökning om fördelarna med offentliga upphandlingar
Som ett led i statsrådets utrednings- och forskningsplan 2022 inleddes ett projekt om kostnadseffektivitet i gemensamma upphandlingar. Undersökningen genomförs på uppdrag av Statens ekonomiska forskningscentral VATT, Hanken, Lapplands universitet och Aalto-universitetet på uppdrag av finansministeriet. Syftet med undersökningen är att generera och erbjuda beslutsfattare ny och lätt tillgänglig information om kostnadseffekterna av gemensamma upphandlingar.
I undersökningen utreds kostnadseffekterna både empiriskt och utifrån priserna och processkostnaderna. Forskningsfrågorna som ställs i undersökningen är:
- Ger en centralisering av upphandlingar kostnadsbesparingar i eurobelopp via avtalspriser och uppnås skalavkastning vid konkurrensutsättning av större mängder, det vill säga nås lägre enhetspriser (så kallad economies of scale)?
- Ger en centralisering av upphandlingen kostnadsbesparingar i eurobelopp via processkostnader och minskar den totala arbetsmängden för inköpscentralerna via gemensam upphandling?
- Främjas uppföljningen av de upphandlande enheternas upphandlingar under avtalsperioden och styrningen av upphandlingarna av att en inköpscentral anlitas?
- Hur påverkar olika konkurrensutsättningmetoder (bland annat traditionella ramavtal, DPS-förfarande, egen upphandling) i samband med gemensamma upphandlingar parternas (upphandlande enhet, inköpscentral) processkostnader?
Hansel stöder kraftigt forskningen och deltar i undersökningens styrgrupp.
Intressant för dig
Kunderna deltar i utvecklingen av våra digitala tjänster
Offentliga upphandlingar är inte alltid okomplicerade och redan terminologin kan ofta kännas främmande för den som endast sällan upphandlar.
Antti förde med sig kunskap om konkurrens och karteller till Hansel
Chefen för kartellövervakning vid Konkurrens- och konsumentverket Antti Norkela kom i februari 2022 till Hansel för en arbetsrotation på ett år.
Intressentgrupperna värdesätter Hanselmedarbetarnas kunskaper om juridik och konkurrensutsättning
Hansel följer regelbundet upp kund- och leverantörsnöjdheten.