Nytt IT-system ska minska olycksfall
IT-systemen som räddningsväsendet använder för brandinspektioner bemöter inte helt behoven och börjar nå slutet på sin livscykel. För fyra år sedan tog räddningsavdelningen vid inrikesministeriet på sig ansvaret att bereda och konkurrensutsätta upphandlingen av ett IT-system för förebyggande av olycksfall.
Definieringsarbetet och upphandlingsskedet bromsades upp av att en stor del av arbetet påbörjades helt från början, av landskapsreformen som ställdes in 2019 och av coronaviruspandemin. Vid inrikesministeriet fortsatte man emellertid att målmedvetet bereda en upphandling av IT-systemet och 2022 hade man kommit så långt att man slutligen kunde fullfölja konkurrensutsättningen av systemet för förebyggande av olycksfall genom ett förhandlingsförfarande och med stöd av Hansels experter på konkurrensutsättning.
Föremål för upphandlingen har varit ett även internationellt enastående system som betjänar räddningsmyndigheterna som arbetar för att förebygga olycksfall. Målet har varit att säkerställa att räddningsväsendet får ett gemensamt informationssystem som ersätter de nuvarande systemen som används för brandinspektioner. Når målet nås är åtgärderna för att förebygga olycksfall mer resultatgivande än tidigare och statistikföring på nationell nivå liksom dataanalytik är möjlig — utan att glömma en bättre kundupplevelse.
Upphandlingsringen definierade behoven tillsammans
Under projektets gång deltog närmare hundra personer i beredningen och sambesiktningarna av kravdefinitionerna, en del av dem var anställda på systemsidan medan en del var yrkeskunniga inom räddningsväsendet. Kravdefinieringen genomfördes med omsorg men ändå kvarstod sådant som kunde förbättras:
”I efterskott kan vi konstatera att vi hade kunnat utforma kravdefinieringen för att bättre stöda upphandlingsskedet och den valda upphandlingsmetoden. Men arbetet framskred ändå väl när vi inledde upphandlingsfasen tillsammans med Hansel”, konstaterar specialsakkunnig Matti Savolainen vid inrikesministeriets räddningsavdelning.
Under beredningsskedet ägde några personskiften rum och de för inrikesministeriet viktiga underleverantörerna Vimana och SoteDigi hann fusioneras till DigiFinland. På grund av de många förändringarna valde man att gå vidare med inrikesministeriet som upphandlade enhet medan ministeriet bildade en upphandlingsring tillsammans med räddningsverken. Förhandlingsförfarandet visade sig vara ett utmärkt val eftersom man under de tre förhandlingsomgångarna hann få en bra bild av vad marknaden kunde erbjuda och hur prisnivån skulle komma att se ut med olika val. Man beslutade sig för att genomföra projektet enligt principerna för agil utveckling eftersom en fast prissättning höjde riskreserven i anbuden för mycket.
”Hansels enhetschef Ilkka Sihvola och jurist Jutta Uusitalo hjälpte oss att bedöma vilka åtgärder det utgående från responsen av leverantörskandidaterna lönade sig att vidta. De gav oss goda råd för hur anbudsbegäran kunde preciseras”, säger Savolainen.
Tidtabellen höll och konkurrensutsättningen lyckades
När upphandlingsfasen började var projektgruppen en aning osäker på hur samarbetet mellan de olika intressentgrupperna skulle förlöpa på distans. Hansel hade emellertid redan omfattande erfarenhet av motsvarande förhandlingar under pandemin och samtalet med potentiella anbudsgivare framskred väl.
”Några gånger fick vi också träffas ansikte mot ansikte men då var vi tvungna att begränsa antalet deltagare som samtidigt fanns på plats. Det är fråga om en försvars- och säkerhetsupphandling så vi var tvungna att presentera den icke-offentliga delen av kravdefinieringen i noggrant planerade läsningar” berättar Savolainen.
Det tog tid att hämta fram säkerhetsutredningar och ingå säkerhetsavtal och i viss mån var vi också tvungna att justera planer som vi utarbetat under kravdefinieringen allt eftersom upphandlingen framskred. Slutligen lyckades vi emellertid relativt bra hålla tidtabellen och det fick vi mycket beröm för av projektdeltagarna i responsenkäten under upphandlingsskedet.
Den första etappen av systemet för förebyggande av olycksfall avslutas enligt våra aktuella bedömningar med ibruktagningen 2024 och då kan vi frångå de gamla systemen. Därefter följer ytterligare fortsatta utvecklingsskeden där det byggs nya funktioner på det grundläggande systemet.
”Vi är nöjda med slutresultatet av konkurrensutsättningen. Vi fick en leverantörsgrupp som vet hur saken ska främjas och samarbetet har kommit väl igång. Jag tror att den här massiva helheten, som definierades på 1 000 sidor i anbudsbegäran, är i goda händer. När hela vår vision av systemet har förverkligats har vi ett fint IT-system som tillsammans med människor bidrar till färre olycksfall”, sammanfattar Savolainen belåtet.
Intressant för dig
Verkställande direktören har ordet
År 2022 var ett synnerligen exceptionellt år. Hos oss har det här tagit sig uttryck i ett flertal nya arbetsskeden i upphandlingarna. Den drastiska förändringen av världsläget har gjort oss till experter på sanktioner och prisökningstryck.
Hansel – offentliga sektorns inköpscentral
Hansel är ett icke-vinstdrivande aktiebolag vars mål det är att öka produktiviteten i den offentliga sektorn genom verkningsfulla upphandlingar.
Vi arbetar etiskt och uppfyller kraven
Ett av insatsområdena i integrationsstrategin har gått ut på att iaktta hög grad av etiskhet och överensstämmelse med kraven i verksamheten och att aktivt framhäva detta i samarbetet med kunder och leverantörer.